Bij elke afwezigheid zorgt de functiehouder voor een passende regeling of vervanging met het oog op continuïteit van de activiteit. Voor de AV adviseert de Raad van Bestuur uitdrukkelijk om permanent een plaatsvervanger aan te duiden in geval van afwezigheid.
De AV moet ook voor elk overlegmoment met de Raad van Bestuur (bijv. het activiteitenoverleg) een vervanger aanduiden en sturen als de eigenlijke functiehouder niet aanwezig kan zijn