Algemeen principe

Er is in principe geen vergoeding voor onkosten die een lid of een verantwoordelijke maakt voor de club.

Uitzonderlijk kunnen er namens ACA toch onkosten worden ingediend als cumulatief aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

-    de uitgave is op voorhand goedgekeurd door de Raad van Bestuur of de uitgave kadert binnen de regels die staan neergeschreven binnen het intern reglement (bijv.: jaarlijkse evaluatiedrink van een activiteit); 

-    de uitgave wordt bewezen aan de hand van een origineel bewijsstuk: kasticket, factuur, debetnota, … 

Procedure

Terugbetaling volgt enkel als de aanvraag tot terugbetaling gebeurt via de geijkte onkostennota.

De onkostennota:

-    De template van de onkostennota dient hiervoor gebruikt te worden en is terug te vinden op de website ACA.

-    kan digitaal worden opgestuurd naar de penningmeester en de Raad van Bestuur in cc.,

-    is volledig ingevuld en ondertekend;

-    bevat eveneens een bewijsstuk dat bij voorkeur op een A4 blad wordt gekleefd om de archivering bij de penningmeester te vergemakkelijken;

-    wordt aan de Raad van Bestuur bezorgd via het postvakje van ACA in Het Roze Huis (eerste verdieping);

-    originele waardestukken worden best in de blauwe brievenbus van ACA gedropt in Het Roze Huis (eerste verdieping).

Deze voorwaarden zijn cumulatief.

De betaling van de vermelde onkosten gebeurt enkel na goedkeuring van de onkostennota door een bestuurder.

Onkostennota’s kunnen ook zonder handtekening van een bestuurder terugbetaald worden als deze voorzien waren in een, door de Raad van Bestuur goedgekeurde, begroting van een ActivExtra.

De onkostennota van de voorzitter wordt goedgekeurd door de penningmeester.

Het rechtstreeks verrekenen van onkosten via de kassa van de activiteit kan enkel voor recurrente uitgaven waarvoor de activiteitsverantwoordelijke toelating heeft van de Raad van Bestuur. We denken hier bijv. aan: de wekelijkse betaling van de onkosten van de trainer van de activiteit.

Andere onkostennota’s mogen niet uit de kassa van de activiteit betaald worden.

Wettelijk gezien valt de betaling van onkosten onder de vrijwilligerswetgeving. De verantwoordelijkheid tot correcte naleving van de vrijwilligerswetgeving ligt bij de persoon die het initiatief neemt om bepaalde onkosten vergoed te krijgen.

terug naar overzicht