Op initiatief van de Raad van Bestuur, activiteit of van een lid kunnen er evenementen georganiseerd worden die de normale reguliere activiteiten overstijgen.

Welke financiële afspraken zijn er?

 -    Wanneer een ‘ActivExtra’ wordt georganiseerd onder de koepel van een bestaande reguliere activiteit, dan is de AV van de reguliere activiteit de eindverantwoordelijke. In overleg met de Raad van Bestuur kan een ander lid deze taak waarnemen.

-    Minstens acht weken vooraf legt de activiteitsverantwoordelijke of diens afgevaardigde een plan van aanpak voor aan de Raad van Bestuur. Dit plan van aanpak bestaat uit:

- korte toelichting over de aard van het initiatief;

- begroting

-    De Raad van Bestuur zal een beslissing nemen over het voorgelegde plan van aanpak op de eerstvolgende Raad van Bestuur die volgt op de indiening van het plan van aanpak. Het is daarom belangrijk om minimaal 14 kalenderdagen voorafgaand aan de Raad van Bestuur het dossier voor te leggen: de data van de Raad van Bestuur staan op de Active Agenda.

-    Alle financiële verrichtingen moeten verlopen via de rekening.

-    Na afloop van het initiatief bezorgt de activiteitsverantwoordelijke of zijn/haar afgevaardigde binnen de 14 kalenderdagen een afrekening volgens het geijkte model aan de Raad van Bestuur.

-    Indien de activiteit wordt afgesloten met een winstsaldo (ongeacht of dit het oogmerk is of niet), dan wordt dit verdeeld volgens de volgende verdeelsleutel: 30% voor de algemene werking en 70% gaat naar de reserverekening van de reguliere activiteit.  Deze reserve kan gebruikt worden in overleg met de Raad van Bestuur.

-    De Raad van Bestuur kan beslissen om de toewijzing van het winstsaldo te wijzigen in het voordeel van de organiserende activiteit als daar gegronde redenen voor zijn.

-    Eventuele fiscale lasten (bijvoorbeeld: een btw-heffing) worden ten laste genomen van het winstsaldo vooraleer de verdeling plaatsvindt.

Terug naar overzicht